Làm thế nào để sử dụng phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho dự án LEED, tránh sai sót và đảm bảo tính minh bạch?

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu cho dự án LEED? Đây là cách duy nhất để bạn không tự biến mình thành một người bị bao vây bởi hàng trăm email lộn xộn và bảng Excel không có đầu cuối. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm, nếu không làm đúng, bạn vẫn sẽ thấy mình phải vò đầu bứt tóc khi nhận được yêu cầu nộp lại từ GBCI. Dưới đây là cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu một cách tối ưu, đảm bảo không có sai sót và duy trì tính minh bạch trong suốt quá trình lập hồ sơ LEED.

1. Chọn Phần Mềm Phù Hợp Với Quy Mô Dự Án

Không phải tất cả các phần mềm quản lý tài liệu đều giống nhau, và không phải dự án nào cũng cần một hệ thống phức tạp. Trước khi bắt đầu, hãy đánh giá quy mô và phạm vi của dự án để chọn giải pháp phù hợp.

Một số lựa chọn phổ biến:

• LEED Online: Tất nhiên, bạn bắt buộc phải sử dụng LEED Online để nộp tài liệu trực tiếp cho GBCI. Tuy nhiên, nó không đủ linh hoạt để quản lý toàn bộ hệ thống tài liệu của dự án. Đây chỉ là công cụ để nộp và theo dõi trạng thái các tín chỉ.
• Google Drive hoặc SharePoint: Đây là những công cụ lý tưởng để quản lý tài liệu trong suốt quá trình chuẩn bị, chia sẻ dễ dàng với các thành viên trong đội và lưu trữ lịch sử thay đổi. Google Drive rất phù hợp cho những dự án vừa và nhỏ nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng. SharePoint mạnh mẽ hơn với khả năng tích hợp trong các tổ chức lớn.
• Procore hoặc Asana: Các công cụ này là sự lựa chọn tốt hơn nếu bạn cần quản lý dự án phức tạp, theo dõi tiến độ và giao việc chi tiết cho từng thành viên.

Cách sử dụng tốt nhất:

• Lưu trữ tập trung: Mọi tài liệu quan trọng liên quan đến dự án cần được lưu trữ tại một nơi duy nhất (ví dụ: Google Drive hoặc SharePoint), nơi tất cả thành viên có thể truy cập và cập nhật dữ liệu mà không bị nhầm lẫn.
• Tích hợp với các công cụ khác: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác như Asana hoặc Trello để theo dõi tiến độ và giao nhiệm vụ.

2. Sử Dụng Quy Trình Kiểm Soát Phiên Bản (Version Control)

Không có gì tệ hơn việc các thành viên trong nhóm sử dụng phiên bản tài liệu khác nhau và gây ra sự mâu thuẫn trong thông tin. Đó là cách nhanh nhất để GBCI yêu cầu bạn nộp lại (và làm bạn phát điên).

Cách kiểm soát:

• Sử dụng tính năng kiểm soát phiên bản tự động: Hầu hết các nền tảng như Google Drive, SharePoint đều có tính năng kiểm soát phiên bản, cho phép bạn thấy mọi thay đổi và khôi phục lại phiên bản cũ nếu cần.
• Đặt tên tệp có quy chuẩn: Đặt tên tệp tài liệu với quy tắc thống nhất, bao gồm ngày tháng và phiên bản (VD: Dự_án_LEED_Tài_liệu_X_V1.3_2024). Điều này giúp dễ dàng xác định phiên bản mới nhất.
• Thông báo thay đổi: Đảm bảo rằng khi có thay đổi trong tài liệu, hệ thống sẽ tự động thông báo cho tất cả những ai liên quan để họ không lỡ việc cập nhật thông tin.

Cách tránh sai sót:

• Kiểm tra phiên bản trước khi nộp: Đảm bảo bạn luôn gửi phiên bản mới nhất của tài liệu cho GBCI. Không gì tệ hơn việc nộp phiên bản cũ và bị trả lại chỉ vì một lỗi nhỏ nhặt.

3. Thiết Lập Quyền Truy Cập Rõ Ràng

Một lỗi phổ biến là cho quá nhiều người truy cập chỉnh sửa vào tài liệu quan trọng. Điều này dẫn đến việc có quá nhiều thay đổi mà không có ai kiểm soát.

Cách làm:

• Phân quyền rõ ràng: Chỉ những người chịu trách nhiệm chính mới có quyền chỉnh sửa tài liệu. Các thành viên khác chỉ có quyền xem hoặc bình luận để tránh những thay đổi không mong muốn.
• Sử dụng chức năng theo dõi: Nhiều phần mềm quản lý tài liệu như Google Drive hay SharePoint có tính năng theo dõi ai đã xem, chỉnh sửa tài liệu. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết đang tương tác với tài liệu.

Cách tránh sai sót:

• Giám sát hoạt động: Kiểm tra định kỳ để chắc chắn rằng không ai chỉnh sửa ngoài phạm vi trách nhiệm của mình.
• Xác định người kiểm tra cuối: Trước khi nộp, hãy đảm bảo tài liệu đã được kiểm tra lần cuối bởi người có trách nhiệm cao nhất (thường là LEED AP).

4. Sử Dụng Các Mẫu Tài Liệu Chuẩn Hóa

LEED có những yêu cầu cụ thể cho từng tín chỉ, và nếu bạn không sử dụng đúng mẫu, bạn sẽ phải chuẩn bị tinh thần cho việc làm lại từ đầu.

Cách làm:

• Sử dụng mẫu LEED: GBCI cung cấp các mẫu tài liệu chuẩn cho từng tín chỉ trên LEED Online. Hãy tuân thủ tuyệt đối các mẫu này để đảm bảo tài liệu của bạn phù hợp với yêu cầu.
• Tạo mẫu tài liệu nội bộ: Đối với những thông tin không nằm trong các mẫu của LEED, bạn nên tạo mẫu nội bộ để đảm bảo tính thống nhất và tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.

Cách tránh sai sót:

• Kiểm tra định dạng trước khi nộp: Đảm bảo rằng bạn đã sử dụng đúng mẫu và định dạng tài liệu mà GBCI yêu cầu. Sai định dạng = mất thời gian.

5. Theo Dõi Tiến Độ Tài Liệu Và Nhiệm Vụ

Trong dự án LEED, có hàng loạt tài liệu cần phải nộp, và mỗi tài liệu lại có thời hạn khác nhau. Không có gì dễ hơn việc bỏ sót một hạn chót và khiến toàn bộ dự án bị trễ.

Cách làm:

• Sử dụng công cụ quản lý tiến độ: Các công cụ như Asana, Trello hoặc thậm chí là Excel có thể giúp bạn tạo bảng quản lý tiến độ cho từng tài liệu, với thời hạn rõ ràng. Theo dõi xem tài liệu nào đã hoàn thành, tài liệu nào đang chờ xử lý và ai chịu trách nhiệm.
• Tự động thông báo hạn chót: Hãy cấu hình hệ thống để gửi email hoặc thông báo trước khi đến hạn chót nộp tài liệu. Đừng tin tưởng vào trí nhớ của con người—nó luôn phản bội bạn.

Cách tránh sai sót:

• Cập nhật trạng thái thường xuyên: Điều này giúp bạn tránh trường hợp tài liệu bị chậm nộp mà không ai biết.
• Theo dõi và nhắc nhở: Hãy giữ thói quen kiểm tra định kỳ và gửi nhắc nhở đến những ai đang làm chậm tiến độ.

6. Thiết Lập Quy Trình Kiểm Tra Và Phê Duyệt Nội Bộ

Nếu không có quy trình kiểm tra rõ ràng, bạn sẽ dễ bị mắc lỗi ngớ ngẩn—và lỗi ngớ ngẩn trong tài liệu LEED thường khiến bạn phải làm lại tất cả.

Cách làm:

• Thiết lập quy trình kiểm tra chéo: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu đều phải trải qua ít nhất một lần kiểm tra nội bộ trước khi gửi lên GBCI. Lý tưởng nhất là kiểm tra bởi LEED AP hoặc một thành viên có kinh nghiệm.
• Dùng checklist LEED: Đối chiếu tài liệu của bạn với checklist tín chỉ LEED để đảm bảo bạn đã hoàn thành tất cả yêu cầu và không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

Cách tránh sai sót:

• Không nộp mà không kiểm tra: Một tài liệu chưa qua kiểm tra là một tài liệu có lỗi. Đừng bao giờ gửi bất kỳ tài liệu nào mà không qua quá trình kiểm tra chéo.
• Tạo quy trình phê duyệt: Trước khi nộp lên GBCI, đảm bảo rằng tài liệu đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền cao nhất trong dự án.

Tóm tắt:

1. Chọn phần mềm phù hợp với quy mô dự án (Google Drive, SharePoint, LEED Online, Procore).
2. Kiểm soát phiên bản chặt chẽ, tránh sử dụng tài liệu cũ.
3. Phân quyền rõ ràng, chỉ những người cần thiết mới có quyền chỉnh sửa.
4. Sử dụng mẫu chuẩn của LEED và tạo mẫu nội bộ để đảm bảo tính nhất quán.
5. Theo dõi tiến độ và tự động nhắc nhở hạn chót, tránh bỏ sót tài liệu.
6. Thiết lập quy trình kiểm tra chéo và phê duyệt nội bộ để đảm bảo chất lượng trước khi nộp.

ESG Education & Business là công ty hàng đầu Việt Nam về tư vấn chứng chỉ LEED cho các công trình xây dựng , đặc biệt là nhà máy, nhà xưởng ở KCN VN. Bên cạnh đó, chúng tôi tư vấn các kỹ thuật về MRV , cũng như giảm phát cho nhà máy.

Xin vui lòng liên hệ chúng tôi để biết thêm thông tin tư vấn :

Email : inquiry@esg.edu.vn

Mobile: +84 988203940